Automatización de Gastos para una Multinacional Financiera
Implementación de un sistema centralizado de gestión de viáticos y cumplimiento de políticas de gasto.
El Desafío
Un importante grupo financiero con operaciones en Europa y Latinoamérica enfrentaba un proceso de gestión de gastos corporativos manual, descentralizado y propenso a errores. La recopilación de recibos en papel, la aprobación por múltiples niveles jerárquicos y la falta de visibilidad en tiempo real generaban retrasos de más de 45 días en la conciliación, incumplimientos de políticas y dificultades para optimizar el presupuesto anual de movilidad, valorado en varios millones de euros.
El objetivo era claro: crear un sistema unificado que automatizara la captura de recibos, estandarizara los flujos de aprobación según la política de la empresa y proporcionara dashboards analíticos para el control presupuestario del departamento de compras.
Resultados y Logros
La implementación de nuestra plataforma SaaS transformó radicalmente su operativa. Se logró una reducción del 70% en el tiempo de procesamiento de viáticos, pasando de 45 a 14 días promedio. La captura automatizada de recibos mediante OCR y la integración con aplicaciones de mensajería eliminó el papel por completo.
El departamento de compras ganó visibilidad total sobre el gasto en tiempo real, identificando oportunidades de ahorro que permitieron una optimización del 15% en su presupuesto anual de viajes. El cumplimiento de las políticas de gasto aumentó a un 98%, minimizando riesgos financieros y de auditoría. La solución escaló para soportar a más de 2,000 viajeros frecuentes, consolidándose como el pilar de su estrategia de movilidad corporativa inteligente.