Unificando políticas de viaje y control de viáticos en 12 países
Un importante grupo financiero con operaciones en Europa y América Latina enfrentaba un proceso de gestión de gastos de viaje completamente fragmentado. Cada país operaba con sus propias reglas, proveedores y métodos de reporte, lo que generaba inconsistencias en los datos, retrasos en los reembolsos y un alto riesgo de incumplimiento regulatorio. El departamento de Finanzas dedicaba más de 200 horas mensuales solo a consolidar informes manuales.
Nuestro enfoque se centró en la centralización y automatización inteligente. En lugar de imponer una política rígida, diseñamos un sistema de reglas configurables por país y tipo de gasto dentro de la plataforma Sentral. Implementamos un motor de aprobación multinivel que respetaba las jerarquías locales y los límites presupuestarios. La captura de recibos se simplificó mediante integración con aplicaciones de mensajería corporativa y un escáner OCR móvil, eliminando la necesidad de archivos físicos.
La implementación logró una reducción del 65% en el tiempo de procesamiento de viáticos, pasando de un promedio de 21 días a solo 7.4 días para el reembolso completo. La visibilidad en tiempo real permitió a los gerentes identificar y corregir desviaciones del presupuesto antes del cierre mensual, ahorrando aproximadamente un 18% del presupuesto anual de movilidad.
Como materiales de respaldo, entregamos un dashboard ejecutivo con KPIs por región, un manual de políticas unificado digitalmente firmado por la dirección, y grabaciones (con consentimiento) de sesiones de capacitación donde equipos de distintos países demostraban el uso fluido del sistema. El Director Regional de Finanzas, Lic. Rafael Guerrero, destacó: "Sentral no solo automatizó un proceso, sino que nos dio el control estratégico sobre un gasto que antes era opaco. La adopción por parte de nuestros equipos fue excepcionalmente rápida."
Director de Operaciones
Especialista en optimización de procesos de viaje y control de gastos para grandes corporaciones. Ha implementado soluciones SaaS que redujeron los costes de movilidad en un 30%.
Líder de Desarrollo de Producto
Arquitecto de la plataforma Sentral, enfocado en experiencia de usuario y automatización inteligente de la recopilación de recibos y cumplimiento normativo.
Jefa de Cumplimiento y Políticas
Experta en regulación financiera y políticas de gasto corporativo. Asegura que todas las soluciones de Sentral cumplen con las normativas locales e internacionales.
Especialista en Experiencia del Cliente
Conecta las necesidades de los departamentos de compras con las funcionalidades de la plataforma, garantizando una adopción fluida y una alta satisfacción.